home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ The Original Shareware 1.1 / The Original Shareware (WeMake CDs)(Volume 1.1)(CDs, Inc)(1993).iso / 10 / hpmtry30.zip / HPM.T4 < prev    next >
Text File  |  1988-07-11  |  15KB  |  435 lines
  1. <CMD><*1204
  2. ┌────────────────────────────────────────────────┐
  3. │       TUTORIAL:  Work breakdown and PERT       │
  4. └────────────────────────────────────────────────┘
  5.  
  6.      In this lesson you:
  7.  
  8.      ■  create a basic ~outline~2, called the Work
  9.         breakdown outline, for your project
  10.  
  11.      ■  create a basic ~structure~2, called the Work
  12.         breakdown structure, for your project
  13.  
  14.      ■  see how Harvard Project Manager 3.0
  15.         converts the Work breakdown information
  16.         to a PERT chart
  17. ──────────────────────────────────────────────────
  18.                    Press Space bar><CMD>
  19. <XFLD><Ctrl5><XFLD><ENDDEF><CMD><*1204
  20.      HPM 3.0 offers a number of different ways
  21.      to create and manage projects.  One common
  22.      method is called the Work breakdown.  You
  23.      break a project down into its parts.
  24.  
  25.      Planning for the Expo involves three major
  26.      parts, each made up of several tasks:
  27.  
  28.      ■  Booth -- plan, build, pack, ship, and
  29.                  set up
  30.  
  31.      ■  Staff -- recruit and train
  32.  
  33.      ■  Materials -- order, pack, and ship
  34. ──────────────────────────────────────────────────
  35.                    Press Space bar><CMD>
  36. <XFLD><Ctrl5><XFLD><ENDDEF><CMD><*1218
  37. From the Main Menu, you select ~Create a project~2.
  38. ───────────────────────────────────────────────────
  39.                       Type ~1~2><CMD>
  40. <XFLD>1<XFLD><ENDDEF><F2><1><CMD><*1413
  41. HPM 3.0 presents its default project creation
  42. window, Fast track.  You pull down the Data menu
  43. to switch to the Work breakdown outline.
  44. ──────────────────────────────────────────────────
  45.                      Press F3><CMD>
  46. <XFLD><F3><XFLD><ENDDEF><CMD><*1813
  47. Select ~Work breakdown outline~2.
  48. ──────────────────────────────────
  49.             Type ~4~2><CMD>
  50. <XFLD>4<XFLD><CMD><*1413
  51. The window appears with the first blank ready to
  52. accept your first task.
  53. ─────────────────────────────────────────────────
  54.                    Type ~Booth~2><CMD>
  55. <XFLD>Booth<XFLD><ENDDEF><CMD><*1313
  56. For now, ignore the other columns.  You can enter
  57. a task with F10, Arrow keys, or Enter.
  58. ─────────────────────────────────────────────────
  59.                 Press Down Arrow><CMD>
  60. <XFLD><DN><XFLD><ENDDEF><CMD><*1316
  61. Since this is the first task, HPM wants to know
  62. how to treat tasks on that level--as either
  63. parallel or sequential tasks.
  64. ─────────────────────────────────────────────────
  65.                 Press Space bar><CMD>
  66. <XFLD><Ctrl5><XFLD><ENDDEF><CMD><*1316
  67. Booth occurs at the same time as Materials and
  68. Staff (to be entered later). Confirm the default.
  69. ──────────────────────────────────────────────────
  70.                     Press F10><CMD>
  71. <XFLD><F10><XFLD><ENDDEF><CMD><*1314
  72. HPM automatically displays another blank line. You
  73. can move the blank before you start typing. You
  74. want to indent it one space to the right.
  75. ──────────────────────────────────────────────────
  76.                 Press Right Arrow><CMD>
  77. <XFLD><RGT><XFLD><ENDDEF><CMD><*1313
  78. The Booth task includes planning and building. You
  79. name this task Plan.  Once you start typing, the
  80. field changes and can't be moved.  To move it, you
  81. have to choose Move task (covered later).
  82. ───────────────────────────────────────────────────
  83.                      Type ~Plan~2><CMD>
  84. <XFLD>Plan<XFLD><ENDDEF><CMD><*1314
  85. This task is going to last a week, or five
  86. working days.  Now move the cursor to the
  87. Planned Duration column.
  88. ──────────────────────────────────────────
  89.              Press Tab twice><CMD>
  90. <XFLD><TAB><TAB><XFLD><ENDDEF><CMD><*1314
  91. Now type in the number of working days.
  92. ───────────────────────────────────────
  93.                 Type ~5~2><CMD>
  94. <XFLD>5<XFLD><ENDDEF><CMD><*1314
  95. Move to the Responsible column.
  96. ─────────────────────────────────────
  97.         Press Tab twice again><CMD>
  98. <XFLD><TAB><TAB><XFLD><ENDDEF><CMD><*1314
  99. You're the one responsible.
  100. You oversee the work of a
  101. resource. (Assigning tasks
  102. to resources comes later.)
  103. ───────────────────────────
  104.        Type ~SalesMgr~2><CMD>
  105. <XFLD>SalesMgr<XFLD><ENDDEF><CMD><*0410
  106. Now move back to
  107. the Name column.
  108. ────────────────────
  109.  Press Shift-Tab
  110.     four times><CMD>
  111. <XFLD><STAB><STAB><STAB><STAB><XFLD><ENDDEF><CMD><*1416
  112. You can now enter this
  113. information.
  114. ─────────────────────────
  115.        Press Enter><CMD>
  116. <XFLD><ENTER><XFLD><ENDDEF><CMD><*1416
  117. Since this is another new level, HPM again asks
  118. about the tasks. On this level they occur in
  119. sequence, with planning before building.
  120. ──────────────────────────────────────────────────
  121.                  Press Right Arrow><CMD>
  122. <XFLD><RGT><XFLD><ENDDEF><CMD><*1416
  123. Confirm your selection.
  124. ─────────────────────────────────────────────────
  125.                    Press F10><CMD>
  126. <XFLD><F10><XFLD><ENDDEF><CMD><*2016
  127. Add the Build task at this level.
  128. ──────────────────────────────────
  129.            Type ~Build~2><CMD>
  130. <XFLD>Build<XFLD><ENDDEF><CMD><*2016
  131. Move to the Planned
  132. Duration column.
  133. ──────────────────────
  134.    Press Tab twice><CMD>
  135. <XFLD><TAB><TAB><XFLD><ENDDEF><CMD><*2016
  136. You estimate 10 days.
  137. ──────────────────────
  138.       Type ~10.0~2><CMD>
  139. <XFLD>10.0<XFLD><ENDDEF><CMD><*2016
  140. Move to ~Responsible~2.
  141. ───────────────────────
  142.     Press Tab twice><CMD>
  143. <XFLD><TAB><TAB><XFLD><ENDDEF><CMD><*0412
  144. The Maintenance Manager
  145. is responsible.
  146. ───────────────────────
  147.      Type ~MaintMgr~2><CMD>
  148. <XFLD>MaintMgr<XFLD><ENDDEF><CMD><*0410
  149. Move back to
  150. the Name column
  151. in one jump.
  152. ────────────────────
  153.  Press the Home key><CMD>
  154. <XFLD><HOME><XFLD><ENDDEF><CMD><*0410
  155. You can now enter
  156. this information.
  157. ─────────────────────
  158.     Press Enter><CMD>
  159. <XFLD><ENTER><XFLD><ENDDEF><CMD><*0410
  160. Since you won't add
  161. more tasks now, you
  162. back out.
  163. ────────────────────
  164.       Press Esc><CMD>
  165. <XFLD><ESC><XFLD><ENDDEF><CMD><*1413
  166. That's enough for the outline. You now
  167. switch to the Work breakdown structure.
  168. Start by pulling down the Graphs menu.
  169. ───────────────────────────────────────────
  170.                  Press F2><CMD>
  171. <XFLD><F2><XFLD><ENDDEF><CMD><*1415
  172. Select ~Work breakdown~2.
  173. ──────────────────────────
  174.          Type ~4~2><CMD>
  175. <XFLD>4<XFLD><CMD><*4008
  176. This is the Work breakdown
  177. structure window.  The box
  178. at the top represents the
  179. ~Goal~2 of your project, the
  180. HiTech Expo.  It already
  181. has converted the tasks you
  182. entered in the outline.
  183. ────────────────────────────
  184.       Press Space bar><CMD>
  185. <XFLD><Ctrl5><XFLD><ENDDEF><CMD><*4012
  186. The triangular cursor should
  187. be in the ~Goal~2 box to add
  188. a task at the same level as
  189. Booth.  We want to add Staff
  190. next -- at that level.
  191. ────────────────────────────
  192.     Press Up Arrow twice><CMD>
  193. <XFLD><UP><UP><XFLD><ENDDEF><CMD><*4012
  194. Now you can add a new task.
  195. Start by pulling down the
  196. Edit menu.
  197. ───────────────────────────
  198.          Press F4><CMD>
  199. <XFLD><F4><XFLD><ENDDEF><CMD><*4012
  200. The Edit menu lists the
  201. features you use to add
  202. and change tasks in a
  203. Work breakdown structure.
  204. Select ~Add task~2.
  205. ──────────────────────────
  206.           Type ~2~2><CMD>
  207. <XFLD>2<XFLD><CMD><*4002
  208. The fill-in shows the new task
  209. goes under ~Goal~2.  That's
  210. right where you want it.
  211. ──────────────────────────────
  212.           Type ~Staff~2><CMD>
  213. <XFLD>Staff<XFLD><ENDDEF><CMD><*4003
  214. Next, you indicate the person
  215. responsible for the task.
  216. ─────────────────────────────
  217.           Press Tab><CMD>
  218. <XFLD><TAB><XFLD><ENDDEF><CMD><*4003
  219. The Training Manager is
  220. the one responsible.
  221. ────────────────────────
  222.     Type ~TrainMgr~2><CMD>
  223. <XFLD>TrainMgr<XFLD><ENDDEF><CMD><*4003
  224. The fill-in
  225. is complete.
  226. ──────────────
  227.   Press F10><CMD>
  228. <XFLD><F10><XFLD><CMD><*1814
  229. HPM adds the Staff task to the Work breakdown
  230. structure, just below ~Goal~2 -- at the same
  231. level as Booth. Later you can add subtasks
  232. (recruiting and training) below Staff.
  233. ──────────────────────────────────────────────────
  234.                    Press Space bar><CMD>
  235. <XFLD><Ctrl5><XFLD><ENDDEF><CMD><*0516
  236. Use the Add task speed key.
  237. ───────────────────────────
  238.        Press Ctrl-A><CMD>
  239. <XFLD><CtrlA><XFLD><ENDDEF><CMD><*0516
  240. Add the Materials task.
  241. ───────────────────────────
  242.       Type ~Materials~2><CMD>
  243. <XFLD>Materials<XFLD><ENDDEF><CMD><*0515
  244. Move the cursor to the
  245. ~Responsible~2 field.
  246. ─────────────────────────
  247.         Press Tab><CMD>
  248. <XFLD><TAB><XFLD><ENDDEF><CMD><*0515
  249. The Production Manager is
  250. responsible.
  251. ─────────────────────────
  252.       Type ~ProdMgr~2><CMD>
  253. <XFLD>ProdMgr<XFLD><ENDDEF><CMD><*0516
  254. The fill-in is complete.
  255. ─────────────────────────
  256.         Press F10><CMD>
  257. <XFLD><F10><XFLD><ENDDEF><CMD><*1515
  258. HPM adds the new task at the same level as
  259. Staff and Booth.
  260. ────────────────────────────────────────────
  261.                Press Space bar><CMD>
  262. <XFLD><Ctrl5><XFLD><ENDDEF><CMD><*1515
  263. Now add tasks below Staff, at the third level of
  264. structure -- or, the Plan and Build level.
  265. ──────────────────────────────────────────────────
  266.                    Press Space bar><CMD>
  267. <XFLD><Ctrl5><XFLD><ENDDEF><CMD><*0615
  268. Use the Add task speed key.
  269. ───────────────────────────
  270.        Press Ctrl-A><CMD>
  271. <XFLD><CtrlA><XFLD><ENDDEF><CMD><*0615
  272. Move the cursor to the
  273. ~Below task~2 field.
  274. ──────────────────────────
  275.      Press Up Arrow><CMD>
  276. <XFLD><UP><XFLD><ENDDEF><CMD><*0613
  277. When the cursor is in the
  278. ~Below task~2 field, you
  279. can move the triangular
  280. cursor in the window.
  281. ──────────────────────────
  282.       Press Space bar><CMD>
  283. <XFLD><Ctrl5><XFLD><ENDDEF><CMD><*0611
  284. Now, each time you press
  285. a cursor movement key,
  286. HPM moves the triangular
  287. cursor.  Move the cursor
  288. so that the ~Below task~2
  289. field changes to ~Staff~2.
  290. ──────────────────────────
  291.      Press Down Arrow><CMD>
  292. <XFLD><DN><XFLD><ENDDEF><CMD><*0613
  293. The ~Below task~2 field
  294. shows the name of the task
  295. you want.  Now move back
  296. to the ~Name~2 field.
  297. ──────────────────────────
  298.         Press Tab><CMD>
  299. <XFLD><TAB><XFLD><ENDDEF><CMD><*0615
  300. Type a name for the new
  301. task.
  302. ──────────────────────────
  303.       Type ~Recruit~2><CMD>
  304. <XFLD>Recruit<XFLD><ENDDEF><CMD><*0615
  305. Move the cursor to the
  306. ~Responsible~2 field.
  307. ──────────────────────────
  308.         Press Tab><CMD>
  309. <XFLD><TAB><XFLD><ENDDEF><CMD><*0415
  310. The Training Manager is
  311. responsible for recruiting.
  312. ───────────────────────────
  313.       Type ~TrainMgr~2><CMD>
  314. <XFLD>TrainMgr<XFLD><ENDDEF><CMD><*0616
  315. The fill-in is complete.
  316. ────────────────────────
  317.        Press F10><CMD>
  318. <XFLD><F10><XFLD><ENDDEF><CMD><*1317
  319. Tasks at this new level will be done in sequence.
  320. ──────────────────────────────────────────────────
  321.       Press the Right Arrow key and then F10><CMD>
  322. <XFLD><RGT><F10><XFLD><ENDDEF><CMD><*0615
  323. Add one more task at this
  324. level.
  325. ──────────────────────────
  326.        Press Ctrl-A><CMD>
  327. <XFLD><CtrlA><XFLD><ENDDEF><CMD><*0615
  328. Add a task for training
  329. the booth sales staff.
  330. ──────────────────────────
  331. Type ~Train~2 and press Tab><CMD>
  332. <XFLD>Train<TAB><XFLD><ENDDEF><CMD><*0615
  333. The Training Manager is
  334. also responsible here.
  335. ─────────────────────────
  336.       Type ~TrainMgr~2><CMD>
  337. <XFLD>TrainMgr<XFLD><ENDDEF><CMD><*0616
  338. The fill-in is complete.
  339. ─────────────────────────
  340.         Press F10><CMD>
  341. <XFLD><F10><XFLD><CMD><*1415
  342. You would normally continue adding tasks, but now
  343. you can see how HPM converts these tasks to a
  344. PERT chart. Start by pulling down the Graphs menu.
  345. ──────────────────────────────────────────────────
  346.                       Press F2><CMD>
  347. <XFLD><F2><XFLD><ENDDEF><CMD><*1216
  348. Select ~PERT chart~2.
  349. ─────────────────────
  350.        Type ~2~2><CMD>
  351. <XFLD>2<XFLD><CHOME><CMD><*1416
  352. The PERT chart is the heart of any project plan. It shows
  353. tasks arranged in a network of relationships.
  354. ───────────────────────────────────────────────────────────
  355.                       Press Space bar><CMD>
  356. <XFLD><Ctrl5><XFLD><ENDDEF><CMD><*1416
  357. You can't see the whole PERT chart, but all your tasks
  358. have been converted, as you will see in a moment.
  359. ─────────────────────────────────────────────────────────
  360.                      Press Space bar><CMD>
  361. <XFLD><Ctrl5><XFLD><ENDDEF><CMD><*1416
  362. The first box in the PERT chart, ~Start~2, is a milestone.
  363. ─────────────────────────────────────────────────────────
  364.                      Press Space bar><CMD>
  365. <XFLD><Ctrl5><XFLD><ENDDEF><CMD><*1416
  366. Milestones mark the start and end of a series of tasks.
  367. They can also act as checkpoints for important events in
  368. a project. You'll learn more about milestones in Lesson 5.
  369. ──────────────────────────────────────────────────────────
  370.                      Press Space bar><CMD>
  371. <XFLD><Ctrl5><XFLD><ENDDEF><CMD><*1416
  372. All PERT charts include Start and End milestones.  The
  373. ~End~2 milestone for this project is off the screen.
  374. Move the cursor to the end of the PERT chart to view it.
  375. ────────────────────────────────────────────────────────
  376.                    Press the End key><CMD>
  377. <XFLD><END><XFLD><ENDDEF><CMD><*1416
  378. Now move the cursor left on the PERT chart.
  379. ──────────────────────────────────────────────────
  380.        Press the Left Arrow key four times><CMD>
  381. <XFLD><LFT><LFT><LFT><LFT><XFLD><ENDDEF><CMD><*1416
  382. The screen changes.  Shift one more position left.
  383. ──────────────────────────────────────────────────
  384.         Press the Left Arrow key once more><CMD>
  385. <XFLD><LFT><XFLD><ENDDEF><CMD><*1416
  386. Notice how HPM displays ~Booth~2 and ~Staff~2. They
  387. occur at the same time, so HPM displays them on
  388. parallel paths in the PERT chart.
  389. ───────────────────────────────────────────────────
  390.                    Press Space bar><CMD>
  391. <XFLD><Ctrl5><XFLD><ENDDEF><CMD><*1416
  392. The lowest level tasks (~Plan~2 and ~Build~2 under
  393. Booth, and ~Recruit~2 and ~Train~2 under Staff) are
  394. shown in sequence --just as they occur.
  395. ──────────────────────────────────────────────────
  396.                    Press Space bar><CMD>
  397. <XFLD><Ctrl5><XFLD><ENDDEF><CMD><*1416
  398. The milestones ~Booth~2 and ~Staff~2 precede their
  399. tasks; and the milestones ~Booth End~2 and ~Staff~2
  400. ~End~2 follow them.
  401. ─────────────────────────────────────────────────
  402.                    Press Space bar><CMD>
  403. <XFLD><Ctrl5><XFLD><ENDDEF><CMD><*1416
  404. You learn more about the PERT chart in later
  405. lessons.  That's all for this one.
  406. ──────────────────────────────────────────────────
  407.                    Press Space bar><CMD>
  408. <XFLD><Ctrl5><XFLD><ENDDEF><CMD><*1416
  409. You return to the Main Menu by backing out...
  410. ─────────────────────────────────────────────────
  411.                     Press Esc><CMD>
  412. <XFLD><ESC><XFLD><CMD><*1416
  413. One more time...
  414. ───────────────────────────────────
  415.          Press Esc><CMD>
  416. <XFLD><ESC><XFLD><CMD><*1204
  417.  
  418.                   ~In summary ...~2
  419.  
  420.      ■  Select ~Create a project~2 at the Main
  421.         Menu to begin a new project.
  422.  
  423.      ■  Start your project in the ~Work breakdown~2
  424.         ~outline~2 window
  425.  
  426.      ■  Use the ~Work breakdown structure~2 for a
  427.         still another view of your project.
  428.  
  429.      ■  HPM can create a detailed ~PERT chart~2 from
  430.         your Work breakdown data.
  431.  
  432. ──────────────────────────────────────────────────
  433.                    Press Space bar><CMD>
  434. <XFLD><Ctrl5><XFLD><ENDDEF>
  435.